Отдел организации архивного дела

П О Р Я Д О К

ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ, ВЫПИСОК ИЗ АРХИВНЫХ

ДОКУМЕНТОВ И ЛИЧНЫХ НЕВОСТРЕБОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ИЗ ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА

ФГБОУ ВО ПЕРВЫЙ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И.М. СЕЧЕНОВА

МИНЗДРАВА РОССИИ

1.Настоящий Порядок составлен в соответствии с Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным Законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015), Положением об обработке и защите персональных данных работников и обучающихся в Первом Московском государственном медицинском университете им. И.М. Сеченова (утверждено приказом от 07.11.2011 № Р-445).

2.Архивные справки, копии, выписки из архивных документов  выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, гражданам Российской Федерации и иностранных государств - на основании их  письменных заявлений (при личной явке заполняется заявление-анкета,  заявлениям, присланным по почте) по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов:

 -  о трудовом стаже;

 -  об обучении;

 -  о прослушанных предметах, часах, отметках;

3.Невостребованные трудовые книжки, дипломы о среднем специальном образовании, свидетельства, аттестаты о среднем образовании выдаются владельцам только по их письменным запросам.

4.Справки о заработной плате выдаются в Бухгалтерии ФГБОУ ВО Первый МГМУ им. И.М. Сеченова (ул. Большая Пироговская, д.2, стр.4, ком.124, 112, тел. 8 (495) 609 14 00 доб.31-59).

5.Для получения архивной справки (копии, выписки из архивных документов) или невостребованных личных документов на других лиц необходимо наличие нотариально заверенной доверенности.

6.Архивные справки выдаются об обучении в ГБОУ ВПО Первый МГМУ им. И.М. Сеченова Минздрава России, ГБОУ ВПО Первый МГМУ им. И.М. Сеченова Минздравсоцразвития России, ММА им. И.М. Сеченова, 1-м ММИ им. И.М. Сеченова, Московском фармацевтическом институте, III Московском государственном медицинском институте Министерства здравоохранения РСФСР (за 1951-1952 гг.) Лицам, начинавшим свое обучение в других учебных заведениях, для получения необходимых документов следует обращаться в те учебные заведения, в которых они начинали свое образование.

7.Архивные справки (копии, выписки из архивных документов), невостребованные личные документы выдаются гражданам под расписку при предъявлении паспорта. Доверенным лицам  - под расписку при предъявлении нотариально заверенной доверенности и паспорта.

8.Срок подготовки архивных справок (копий, выписок из архивных документов) - 30 дней со дня подачи заявления.

9.Архивные справки, копии, выписки из архивных документов оформляются бесплатно.

Cостав  документов отдела организации архивного дела:  

В отдел организации архивного дела поступают и находятся на хранении:

2.1. Законченные в делопроизводстве Университета документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы по личному составу Московского фармацевтического института (в 1958 г. преобразован в фармацевтический факультет 1 Московского медицинского института имени И.М.Сеченова - постановление Совета Министров СССР от 29.08.1958 № 987).

2.3. Лицевые счета, образовавшиеся в период деятельности следующих юридических лиц до их присоединения в результате реорганизации к Университету, и которые ныне являются структурными подразделениями Университета - Государственное федеральное учреждение «Поликлиника № 1 Лечебно-диагностического объединения» Министерства здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации, Государственное учреждение "Государственный научный центр медицинской информатики и прогнозирования" Министерства здравоохранения Российской Федерации (Центральная научно-медицинская библиотека).

2.4. Научно-справочный аппарат (НСА) к архивным документам.

 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА

Основными задами отдела организации архивного дела являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен п. 2.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование хранящихся в отделе архивных документов.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения на государственное хранение в Главархив Москвы с соблюдением требований, установленных законодательными актами по архивному делу.

3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Университета.

ВЫТЕКАЮЩИЕ ИЗ ОСНОВНЫХ ЗАДАЧ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел организации архивного дела осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает, не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством,
учитывает и хранит документы структурных подразделений Университета, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.2. Разрабатывает и согласовывает с Главархивом Москвы графики представления
описей на рассмотрение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы и графики
документов постоянного хранения на государственное хранение в Главархив Москвы с соблюдением требований, установленных законодательными актами по архивному делу.

4.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения
делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному
составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Университета и экспертно-проверочных органов Главархива Москвы.

4.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение
дел.

4.5. Создает, пополняет и совершенствует НСА к хранящимся в отделе делам и
документам.

4.6. Организует использование архивных документов:

- информирует руководство и работников Университета о составе и содержании архивных документов;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях
служебного использования для работы в помещении отдела;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает архивные справки, архивные копии документов, архивные выписки из документов;

- ведет учет использования хранящихся архивных документов.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в отделе
организации архивного дела, участвует в работе ЭК Университета.

4.8. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства в составлении Сводной номенклатуры дел Университета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на
хранение в отдел организации архивного дела.

4.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников
отдела организации архивного дела и службы делопроизводства Университета.

4.10. Ежегодно представляет в Главархив Москвы сведения (паспорт) о составе и
объеме документов по установленной форме.

4.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Главархив Москвы документы постоянного срока хранения.

СПИСОК ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТД

5.1. Часы приема граждан (подтверждение обучения, стажа работы, выдача невостребованных личных документов).          

5.2. Порядок выдачи архивных справок, копий, выписок из архивных документов и личных невостребованных документов из отдела организации архивного дела ГОУ ВПО Первый МГМУ им. И.М.Сеченова Минздравсоцразвития России.

5.3. Оформление и выдача дубликатов дипломов, приложений к дипломам взамен утраченных или ранее неправильно оформленных.

5.4. Списки адресов архивных учреждений.

 Данные документы прилагаются.

ДОКУМЕНТЫ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ОТДЕЛА

6.1. Политика и цели в области качества Университета (распечатка с сайта Университета).

 6.2. Цели в области качества отдела (копия).